Wat is een gedeelde mailbox?

Een gedeelde mailbox is een e-mailinbox waar meerdere mensen tegelijk bij kunnen. Denk aan info@ of verkoop@ van een bedrijf, waar de receptie, de administratie en een verkoper allemaal berichten lezen en beantwoorden. Het werkt als een gezamenlijke brievenbus.

Het voordeel is overzicht. Alle berichten komen op één plek binnen en het team ziet wie er iets heeft opgepakt. Klanten hebben één adres om op te mailen, ook als de medewerker die dienst heeft verandert. Voor kleine teams en verenigingen is dit vaak een logische opzet. Hoe je het adres kiest, lees je in zakelijk e-mailadres kiezen.

Een gedeelde mailbox kun je zo inrichten dat elk teamlid met een eigen login inlogt. Dat is beter dan één gebruikersnaam en wachtwoord voor iedereen te delen. Met eigen logins weet je wie er toegang heeft. Iemand die vertrekt, kun je de toegang ontnemen zonder het wachtwoord voor alle anderen te wijzigen.

Doorsturen naar meerdere personen is iets anders. Dan krijgt elk teamlid een eigen kopie in een eigen inbox. Wat iemand al heeft gelezen of beantwoord, is voor de rest niet zichtbaar. Een gedeelde mailbox houdt de berichten juist bij elkaar. Over de verschillen met doorsturen lees je meer bij alias en doorsturen.

Een gedeelde mailbox past vooral als mail uit één bron door meerdere mensen moet worden opgepakt. Denk aan bestellingen, support of aanvragen via het contactformulier. Ook bij veel personeelswisseling helpt een gedeelde mailbox om de continuïteit te bewaren, omdat het adres blijft en de berichten niet aan één persoon hangen.

Let op de privacy. Iedereen met toegang kan de berichten lezen, dus gevoelige persoonlijke gegevens horen niet zomaar in een gedeelde inbox. Controleer regelmatig wie er toegang heeft en haal die weg als iemand niet meer bij het team hoort. Dat past bij de verplichting uit de AVG om persoonsgegevens passend te beveiligen.